Autoregeling

 

Voorkom tijdrovende discussies met uw medewerkers over de zakenauto. Leg alle afspraken rond de toekenning en het gebruik vast in een autoregeling.

Wij helpen u vakkundig bij het opstellen van deze regeling. Hieronder vind u een aantal belangrijke zaken en richtlijnen, waarmee u een autoregeling naar ‘eigen smaak’ kunt opzetten.

Uitgangspunten van de autoregeling

Formuleer duidelijk de uitgangspunten die ten grondslag liggen aan de autoregeling. Geef aan welke automerken en -typen zijn toegestaan binnen uw wagenpark, welke niet en waarom.

 

Eerst aantal tips:
  1. Een beperkt merkenbeleid kan voor u als fleetowner diverse voordelen bieden. Zo draagt het onder andere bij aan een uniforme uitstraling van uw organisatie, waarbij er slechts in beperkte mate afbreuk wordt gedaan aan de keuzevrijheid van uw berijders.
  2. Bepaal het maximale leasebedrag voor uw berijders, op basis van een duidelijke categorie-indeling, die is gekoppeld aan het functieniveau van de werknemer. Maak een keuze of dit bedrag inclusief of exclusief brandstofkosten is.
  3. Neem in de autoregeling een aantal normauto’s op, zowel in benzine- als in dieseluitvoeringen. Toets de opgestelde leasecategorieën regelmatig (bijvoorbeeld twee keer per jaar) en pas indien nodig de normbedragen aan. Cabriolet- of sportuitvoeringen kunt u bijvoorbeeld uitsluiten van uw wagenpark, omdat u vindt dat deze niet passen bij de professionele uitstraling van uw bedrijf.
Leasecategorie en functie-indeling

Zorg dat voor elke berijder duidelijk is in welke leasecategorie hij/zij is ingedeeld. Elke categorie is gekoppeld aan een functieniveau en aan een maximaal leasebedrag. Neem in de autoregeling op dat tussentijdse salaris- en/of functieaanpassingen niet het recht geven om tijdens een lopend leasecontract van auto te veranderen. Een dergelijke verandering leidt namelijk tot onvoorziene extra kosten.

Aanvraag nieuwe auto

De procedure die moet worden gevolgd voor het bestellen van een nieuwe auto is afhankelijk van de organisatiestructuur. Dit verschilt dus per bedrijf. De wagenparkbeheerder is er verantwoordelijk voor dat alle documenten tijdig worden opgemaakt en ondertekend door werknemer en werkgever, zodat de betreffende auto kan worden besteld.

Opties en accessoires

Maak in de autoregeling kenbaar wat u als fleetowner wel en niet toestaat als het gaat om de keuze van berijders van opties en accessoires. Houdt daarbij rekening met de vraag hoe bepaalde accessoires zich verhouden tot uw gewenste bedrijfsuitstraling. Denk hierbij aan stripings of een spolier. Sommige accessoires, zoals spoilers en extreem brede velgen en banden, hebben een aantoonbaar negatieve invloed op de autokosten.

Gebruik van de auto

Leg vast hoeveel privékilometers een berijder per jaar maximaal mag rijden. Omschrijf wie, buiten de vaste berijder, de auto nog meer mag besturen, bijvoorbeeld collega’s, de partner of gezinsleden.

 

Een vaste alinea in elke autoregeling moet zijn: “De kosten van schade die is ontstaan als gevolg van ondeskundig gebruik en/of het rijden onder invloed van alcoholhoudende drank of enig ander bedwelmend middel (lees drugs) zijn voor rekening van de berijder.”

Brandstof

Richtlijnen rondom het gebruik van de ter beschikking gestelde brandstofpas zijn onmisbaar. Brandstoffraude komt helaas vaker voor dan menig wagenparkbeheerder denkt. Voor elke berijder moet duidelijk zijn dat de pas slechts gebruikt mag worden om het zakelijk ter beschikking gereden voertuig te tanken. Voorbeelden hoe u de brandstofkosten beter kunt beheersen zijn het verplicht invoeren van een kilometerstand bij tankbeurten, voorwaarden stellen aan declaraties van brandstofbetalingen die niet zijn verlopen via de brandstofpas en een verbod op tanken langs de snelweg (vanwege de hogere literprijs). Leg duidelijk vast of brandstofkosten van privéreizen door de werkgever worden vergoed en hoe u omgaat met tankbeurten in het buitenland.

Onderhoud

Verplicht de berijder om het onderhoud volgens de voorgeschreven intervallen van de fabrikant te laten uitvoeren. Een leasemaatschappij geeft vaak aan waar de berijder voor het onderhoud terecht kan (bij de dealer of een universeel bedrijf.) Als u de auto’s in eigen beheer heeft kan het lonend zijn afspraken te maken met vaste onderhoudspartners. U kunt uw berijders dan verplichten het onderhoud bij dit bedrijf te laten uitvoeren. De berijder kan worden verplicht om regelmatig zelf het olie- en waterpeil te controleren. Wanneer winterbanden zijn opgenomen in het onderhoudscontract, zorg dan dat de berijder een duidelijke instructie krijgt wanneer hij zijn winterbanden moet laten monteren, demonteren of vervangen. In sommige autoregelingen wordt de aanschaf van winterbanden verboden of aan een maximum gebonden.

Schades

In geval van schade dient de berijder dit direct te melden aan de fleetowner en/of leasemaatschappij. Het compleet invullen van een schadeformulier is cruciaal voor de verdere afhandeling van de schade en het aansprakelijk stellen van een eventuele tegenpartij. Neem in de autoregeling op of de berijder een eigen risico moet betalen in geval van schade door schuld. Geef duidelijk de hoogte van het bedrag aan en hoe dit wordt verrekend (bijvoorbeeld inhouding op het salaris).

Boetes

Verkeersovertredingen zijn voor rekening van de berijder. In de meeste gevallen worden deze kosten door de werkgever ingehouden op het salaris van de werknemer. Maak duidelijke afspraken over boetes die binnenkomen bij de werkgever wanneer de werknemer niet meer werkzaam is bij uw organisatie.

Beëindiging autoregeling / dienstverband

Als een dienstverband beëindigd is moet duidelijk zijn in welke staat en met welke bescheiden de auto wordt ingeleverd. Vooral zaken als reservesleutels, kentekenpapieren en brandstofpas verdienen de aandacht. Het opmaken van een innamerapport met daarop eventuele schades, de kilometerstand en de staat van de auto is vanzelfsprekend.

Fiscus

Bijtelling wordt rechtsreeks door de werkgever via de loonbelasting bij de werknemer ingehouden. Wanneer een berijder minder dan 500 privékilometers per kalenderjaar rijdt, moet hij/zij een ‘Verklaring geen privégebruik’ aan de Belastingdienst kunnen overleggen, inclusief een sluitende kilometeradministratie. U heeft als werkgever de plicht om dit te controleren en bij twijfel actie te ondernemen. Leg daarom in de autoregeling altijd goed vast dat eventuele fiscale consequenties altijd voor rekening van de werknemer zijn.

Leasebedrag berekenen

Benieuwd naar het leasetarief van uw droomauto?

Neem contact op

Kevin 150×150
Kevin Kooij
Office Manager

kkooij@rijnmondlease.nl

Teun pasfoto
Teun Lankhaar
Commercieel Manager

tlankhaar@rijnmondlease.nl

Klantbeoordelingen

Wij ontvingen de volgende beoordelingen van onze klanten

Interesse in een leaseauto?

Bereken uw leaseprijs online of vul uw gegevens in. Wij bellen u dan terug voor een vrijblijvend advies.